«EasyGov goes easy!”: Erarbeitung und Konzipierung eines umfassend begleitenden Login- und Firmengründungsprozesses
Kontext
Anlässlich der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt entwickeln staatliche Instanzen vermehrt Online-Behördenportale, welche Behördengänge vereinfachen und vergünstigen sollen. Während diverse Staaten die digitale Transformation sowie entsprechende E-Governance-Lösungen bereits erfolgreich etabliert haben, halten sich die Nutzungsquoten des Schweizer Angebots «EasyGov» trotz der zahlreichen potentiellen Vorteile auf einem vergleichsweise niedrigen Niveau. Dieser Umstand ist als problematisch zu betrachten, da die Schweiz mit einer langsam voranschreitenden digitalen Transformation ihren Ruf als attraktiven Standort für Unternehmen zu verlieren droht, weil besonders die finanzkräftigen und grossen Firmen dem schnellen und effizienten Austausch zwischen Behörden und Unternehmen einen wichtigen Stellenwert zuweisen. Der jährlich durchgeführte EU-Benchmark zum Digitalisierungsgrad der europäischen Staaten verweist die Schweiz 2020 nur auf den 29. Rang von 36 getesteten Ländern und bestätigt somit die tiefen Nutzungsquoten von EasyGov. Er zeigt zudem auf, dass ein akuter Handlungsbedarf besteht, sodass die Schweiz den internationalen Anschluss nicht verliert. Aufgrund der sehr guten infrastrukturellen Voraussetzung ist es jedoch möglich, dass Potenzial von EasyGov sehr schnell zu aktivieren.
Anlässlich dieses Projektes unter dem Dachthema „Digitale Transformation & E-Government“ sollen dem Seco konkrete Massnahmen unterbreitet werden, welche das Behördenportal „EasyGov“ so verbessern, dass die Anzahl Neuregistrationen ansteigen, um die Plattform als umfassenden und effektiven Online-Schalter für Behördengänge zu positionieren.
Als Hauptursache für das langsame Wachstum der Nutzerzahlen wurden mangelhafte Hilfefunktionen während der verschiedenen Prozesse auf der Website identifiziert. In diesem Projekt sollen deshalb die wichtigsten Funktionsangebote von EasyGov durch Pop-up Fenster mit kurzen Erklärungen und Praxistipps, Video-Tutorials zu den wichtigsten Prozessschritten sowie einem automatischen Chat Bot ergänzt werden.
Produkte
Pop-up Fenster: An geeigneten Stellen während der Neuregistrierung eines Unternehmens werden Pop-up Fenster mit weiterführenden Erklärungen und Anweisungen sowie nützlichen Praxistipps angezeigt. Die zusätzlichen Erläuterungen helfen dem Anwender dabei, ein breiteres Verständnis zum vorliegenden Sachverhalt zu erlangen und so über mehr Informationen und Wissen als Basis für dessen Entscheidungen bezüglich der Firmengründung zu verfügen.
Video-Tutorials: Kurze und lehrreiche Video-Tutorials fassen die Rubriken, welche besonders vieler Zusatzinformationen bedürfen prägnant zusammen. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass ein potentieller Kunde seine Neuanmeldung aufgrund des Zeitaufwands, welchen er beim Durchlesen von umfangreichen Zusatzinformationen hätte, abbricht.
Chat Bot: Der vollautomatische Chat Bot steht den Kunden während ihrem Besuch auf der Website rund um die Uhr zur Verfügung. Er ist fähig, die meisten Kundenfragen schnell und zuverlässig zu beantworten.
Projektziele
Für die Projektdurchführung wurden folgende Ziele definiert:
Systemziele | Vorgehensziele |
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– Erarbeitung und Konzipierung eines umfassend begleitenden Login- und Firmengründungsprozesses – Entwurf von Pop-up Fenstern – Erstellung von Video-Tutorials – Integration einer Chat Bot-Funktion – Verbesserung der Usability von EasyGov | – Laufende Abstimmung mit EasyGov – Vorgehen primär nach agilen Projektmethoden (inkl. drei Sprint Reviews) – Projektadministration mit Trello – Teilprodukte werden von Einzelpersonen oder Kleingruppen konzipiert | |
Während des Projektverlaufs wurde primär nach agilen Methoden vorgegangen. Jedes Gruppenmitglied formulierte individuell eine Problemidee, aus welchen im Rahmen einer Unconference das Projektthema gewählt wurde. Anschliessend wurde die Themenidee EasyGov präsentiert und die entsprechende Projektfreigabe eingeholt. Die Realisierung des Projekts erfolgte innerhalb von drei Sprintphasen mit jeweils einem abschliessenden Sprint-Review. In der finalen Projektphase wurde der Pitch vorbereitet.
Beauftragung | Initialisierung | Konzeption | Realisierung | Einführung | |
Schwerpunkt | Idee | Projektziele | Lösungskonzept | Umsetzung | Nutzbarmachung & Abschluss |
Ergebnisse | – Formulierung Problemidee – Absegnung Problemidee durch EasyGov | – Risikoanalyse – Festlegung System- und Vorgehensziele | – Definition der Arbeitsaufträge – Konzipierung der Teilprodukte – Zeitplanung | – Umsetzung während drei Sprintphasen – Erstellung der Teilprodukte | – Integration der Teilprodukte – Anfertigung Final-Report – Pitch-Event – Abschlussevaluation |
Ergebnisse
Pop-up Fenster: Die erstellten Pop-up Fenster enthalten kompakte Informationsangaben sowie nützliche Praxistipps. Sie werden dem Kunden angezeigt, wenn er mit dem Mouse-Cursor über das entsprechende Symbol fährt.
Video-Tutorials: Mit der Software «simpleshow» wurden drei Video-Tutorials zu den Themenbereichen Unternehmensgründung, Handelsregistereintrag und Rechtsformen erstellt. Die Videos werden auf einem Pop-up Fenster angezeigt und enthalten präzisere Informationen für den Anwender.
Chat Bot: Es wurde ein fertiges Konzept sowie ein Mockup für einen Chat Bot entworfen, welcher den Anwendern während der gesamten Navigation auf der Website zur Verfügung steht.
Projektteam: Céline Ackermann, Jovan Gocev, Diego Fischer, Philip Andrin Knuchel, Svenja Ryf