Automatisierte Offerten-Generierung im Planis

Kontext:
In der heutigen Geschäftswelt strebt jede Firma danach, den Prozess der Offertenerstellung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Deshalb greifen seit jeher Unternehmen auf ERP-Software wie z.B. SAP oder Bexio zu, um ihre Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig den Bearbeitungsaufwand bei den Offerten zu minimieren. Jedoch scheint dieser Trend in der Unternehmensberatungsbranche nicht bei jeder Firma in vollem Umfang eingeschlagen zu haben. Schliesslich nutzt unser Praxispartner, die APP Unternehmensberatung AG mit planis eine ERP-Software, welche eine automatisierte Offertengenerierung noch nicht ermöglichen kann.

Um sich aber in der Unternehmensberatungsbranche mit planis als Produkt durchsetzen zu können, wäre die Automatisierung des Erstellprozesses von Offerten in der Software als Schwellenkompetenz erforderlich. Zur Beseitigung dieser Schwachstelle bei der Erstellung von Offerten hat die Gruppe 17 als Projektidee die automatisierte Offertengenerierung gewählt.

Ziel
Das Hauptziel ist die Visualisierung und Entwicklung eines benutzerfreundlichen Offertenkonfigurators, der reibungslos in das Software-System planis integriert wird. Dieser Konfigurator automatisiert den manuellen und ineffizienten Prozess der Offertenerstellung für die Unternehmensberatung APP und deren Kunden. Mitarbeiter von APP können auf vordefinierte Positionen in Offerten zugreifen, wie Stundensätze, Produktstämme und Signaturen, die automatisch in die Offerte eingefügt werden, wenn sie im Konfigurator ausgewählt werden. Der Konfigurator schlägt auch Preise basierend auf Daten aus früheren Offerten vor, um den Akquisiteuren zu helfen. Während der Offertenerstellung gibt es eine anpassbare Dokumentvorschau. Schliesslich ermöglicht der Konfigurator den Versand der Offerte automatisch über Outlook. Zusätzlich dazu wird eine Anforderungsspezifikation entwickelt, die bei einer möglichen Integration in planis nützlich sein wird.

Methode
Interview mit APP
Für die erfolgreiche Implementierung des Offert-Konfigurators in das Software-System planis verfolgten wir einen strukturierten Ansatz. Zunächst analysierten wir den bestehenden IST-Prozess der Offertenerstellung, wobei uns bewusst wurde, dass wichtige Informationen fehlten. Um diese Lücken zu schliessen, führten wir ein Interview mit den Mitarbeitern von APP durch, insbesondere um mehr über die Schnittstellen der Software zu erfahren. Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Interview wurden in einem Bericht festgehalten, der uns später als Grundlage für die Bewertung der Bedürfnisse und Anforderungen an Planis diente.

Stakeholdermapping:
Im Gespräch mit der APP wurden die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter in Bezug auf «appis» wiederholt angesprochen, weshalb wir uns entschieden, ein Stakeholdermapping zusammenzustellen. Dort wurden z.B. die Erwartungen der Mitarbeiter, des Managements, aber auch der Kunden an die APP in einer Matrix eingeordnet und bewertet. Als Fazit aus dem Mapping liess sich sagen, dass wir uns bei der Visualisierung des Konfigurators mehr auf die Ansprüche der Kunden und des Managements beziehen sollten, weil sie einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben.

Konkurrenzanalyse:
Um zu ermitteln, welche Features in der Beratungsbranche für eine Auftragsabwicklungssoftware benötigt werden, führten wir neben dem Stakeholdermapping auch eine Konkurrenzanalyse durch. Diese Analyse beinhaltete SWOT- und VRIO-Analysen, basierend auf Informationen von 12 erfolgreichen Schweizer Unternehmensberatungen. Wir fragten die Firmen, ob sie Konfiguratoren nutzen oder Offerten manuell mit Wordvorlagen erstellen. Die Mehrheit gab an, keine Konfiguratoren zu verwenden. Die gesammelten Daten aus der Befragung wurden in die SWOT-Analyse integriert, um festzustellen, welche Features für eine Auftragssoftware erforderlich sind. Anschliessend verglichen wir diese benötigten Funktionalitäten mit den vorhandenen Features von planis mittels einer VRIO-Analyse. Dabei stellten wir fest, dass planis zusätzliche Features benötigt, einschliesslich eines Konfigurators. Diese Ergebnisse wurden dann in einer Liste für die Anforderungsspezifikation zusammengefasst.

Ergebnis
Im Verlauf unseres Projekts haben wir nicht nur wesentliche Fortschritte in der Entwicklung des Offert-Konfigurators erzielt, sondern auch die Bestätigung unserer ursprünglichen Idee erhalten, dass ein automatisierter Offertenprozess eine bedeutende Weiterentwicklung für planis darstellt. Die erfolgreiche Visualisierung des Offertenkonfigurators mit dem Tool FIGMA ermöglichte es uns, ein konkretes und anschauliches Design zu entwickeln, das die Funktionalitäten und das Aussehen des Konfigurators klar darstellt. Darüber hinaus half die Entwicklung einer spezifischen Anforderungsspezifikation, die sich auf die neuen Funktionalitäten des Konfigurators konzentriert, dabei, einen klaren Rahmen für dessen technische Umsetzung und Implementierung zu schaffen. Zusätzlich wurde der SOLL-Prozess, also der angestrebte optimierte Prozess für die Offertenerstellung, neu konzipiert und im BPMN-Format aktualisiert. Dies trägt zur Strukturierung des Prozessablaufs bei und verdeutlicht die durch den Konfigurator angestrebten Effizienzsteigerungen.

Projektgruppe 17
Avdyli Albana
Stucki Karin
Hayoz Merlin-Paule
Heinzmann Noah
Murugesu Manimaran